Zostań własnym szefem, część 4. – zdrowie i bezpieczeństwo

W zeszłym tygodniu zajęliśmy się różnymi rodzajami ubezpieczeń dla biznesu. Jak pisaliśmy, pomimo dziesiątek różnorodnych typów ubezpieczeń dostępnych na rynku, tylko trzy są wymagane przez prawo i tylko w specyficznych okolicznościach (ubezpieczenie od odpowiedzialności zawodowej, ubezpieczenie samochodowe, odpowiedzialność pracodawcy).
Z wyżej wymienionych, odpowiedzialność pracodawcy jest prawdopodobnie najszerszej znanym ubezpieczeniem. Staje się ono obowiązkowe w przypadku, gdy zatrudniasz kogokolwiek poza sobą samym i zabezpiecza Cię na wypadek choroby, wypadku lub śmierci Twoich pracowników, spowodowanych przez miejsce pracy.

W dzisiejszym artykule zajmiemy się podstawowymi aspektami bezpieczeństwa miejsca pracy w Wielkiej Brytanii – jako pracodawca masz prawny obowiązek zapewnienia bezpiecznego miejsca pracy, włączając zapobieganie oczywistym przyczynom wypadków.

Portal www.hse.gov.uk jest stroną internetową niezależnego organu nadzorczego HSE (Health and Safety Executive). Jest ona rozległym źródłem informacji dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa, włączając szablony i przykładowe formularze, dostępne do ściągnięcia za darmo i pomagające w wypełnieniu prawnego obowiązku.

Ustanowiony 1 stycznia 1975, zakres działalności HSE to: „Podjęcie wymagań Komisji ds. Zdrowia i Bezpieczeństwa i egzekwowanie przepisów dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa we wszystkich miejscach pracy, wyłączając przepisy ustanowione przez władze lokalne. Zakres działalności HSE pokrywa szeroki wachlarz funkcji – od kształtowania i oceny przepisów, po prowadzenie badań, statystyk, a także egzekwowanie przestrzegania istniejących przepisów.”

RIDDOR
Zgodnie z zestawem przepisów, zwanym RIDDOR (Reporting of Injuries, Diseases and Dangerous Occurrences Regulations 1995), pracodawcy, osoby samozatrudnione, oraz ludzie opiekujący się nieruchomością są zobowiązani przez prawo do zgłoszenia:

•    śmiertelnych wypadków w pracy
•    poważnych kontuzji
•    uszkodzeń ciała, zmuszających ofiarę do opuszczenia powyżej 3 dni pracy
•    chorób i przypadłości związanych z wykonywaną pracą
•    niebezpiecznych wypadków (bliskich konsekwencji)

Dodatkowo, jeśli zatrudniasz więcej niż 10 pracowników lub jesteś właścicielem kopalni, kamieniołomu lub fabryki, musisz prowadzić „kronikę wypadków”.
Raporty składane są do Centrum Wypadków, zazwyczaj telefonicznie pod numerem 0845 300 99 23 lub poprzez wysłanie wiadomości pocztą elektroniczną na adres riddor@connaught.plc.uk . Mogą także zostać przesłane online pod adresem http://www.hse.gov.uk/riddor/online.htm lub tradycyjną pocztą na adres: Incident Contact Centre, Caerphilly Business Park, Caerphilly CF83 3GG.

Dane zgromadzone dzięki tym raportom pozwalają HSE i lokalnym władzom badanie poważnych wypadków i identyfikowanie szczególnie zagrożonych miejsc i okoliczności, aby podjąć środki prewencyjne.

Polityka zdrowia i bezpieczeństwa / szacowanie ryzyka
Po pierwsze, musisz wyznaczyć osobę odpowiedzialną za zdrowie i bezpieczeństwo (Health & Safety officer). Możesz to być Ty, dowolny pracownik, lub nawet zewnętrzny konsultant, nie wykonujący dla Ciebie żadnej innej pracy.

Jeśli zatrudniasz 5 lub więcej osób, musisz ustalić spisane zasady, dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa. To Twoje formalne oświadczenie, dotyczące sposobu, w jaki będziesz pilnował tych dwóch czynników, włączając detaliczne informacje takie jak odpowiedzialności konkretnych osób za podjęte kroki i konkretne zobowiązania dotyczące akcji i czasu, w którym są podejmowane.

W celu opracowania tego dokumentu, musisz przeprowadzić tzw. oszacowanie ryzyka. Sprowadza się to do analizy miejsca pracy i zidentyfikowania wszystkich możliwych zagrożeń zdrowia i bezpieczeństwa. Szablony formularzy polityki bezpieczeństwa i szacowania ryzyka są do znalezienia na stronach: www.hse.gov.uk/risk/health-and-safety-policy-example.doc, www.hse.gov.uk/risk/risk-assessment-and-policy-template.doc
Po zidentyfikowaniu możliwych zagrożeń, musisz oświadczyć, w jaki sposób je zminimalizujesz. Zarówno szacowanie ryzyka jak i polityka bezpieczeństwa będąca jego wynikiem powinny być regularnie aktualizowane, co pewien okres czasu, a także w przypadku wszelkich poważnych zmian dotyczących środowiska lub sposobu pracy.

Musisz skonsultować powyższe kroki ze swoimi pracownikami, niezależnie od tego, jak dobrze znasz swoją firmę. Konsultacja powinna być dobrze udokumentowana i pozwalać pracownikom na poruszenie ewentualnych wątpliwości i aktywne zaangażowanie w tworzenie końcowej wersji dokumentu.

Inne obowiązki prawne
•    zapewnienie szkolenia i dostępu do informacji
•    zapewnienie udogodnień socjalnych, włączając wodę pitną, pomieszczenia pozwalające kuchenne i higieniczne (i szatnię, w wypadku, gdy praca wymaga zmiany stroju)
•    zapewnienie odpowiedniego środowiska pracy, włączając odpowiednie oświetlenie, ogrzewanie i wentylację
Powyższe wymagania to podstawa. Jeśli Twoje miejsce pracy jest miejscem wysokiego ryzyka, takim jak fabryka czy budowa, mogą go dotyczyć dodatkowe regulacje – możesz je sprawdzić na stronie: www.hse.gov.uk/guidance/industries.htm

Wdrażanie powyższych elementów w życie
Ten artykuł pomyślany jest jedynie jako początkowy poradnik. Zdrowie i bezpieczeństwo są jednymi z najważniejszych elementów związanych z prowadzeniem firmy, a potencjalne konsekwencje ich przeoczenia z powodu redukcji kosztów lub rosnących obrotów mogą być wysokie – koszty finansowe (przerwanie pracy, nie wspominając o karach i kosztach prawniczych) mogą zatopić Twoją firmę, a koszty ludzkie, nie wspominając o Twojej reputacji, są zbyt wysokie, aby można je było przeliczać na pieniądze.

Istnieje możliwość konsultacji wymienionych reguł w celu upewnienia się, że podjęte kroki są wystarczające, ale w rzeczywistości, o ile Twoja firma nie wykonuje bardzo niebezpiecznych lub złożonych prac, prawdopodobnie możesz ułożyć opisane dokumenty samemu – wymaga to jedynie odpowiedniej koncentracji, dobrej woli, i poświęcenia odpowiedniej ilości czasu z Twojej strony.